Self-Service Event-Landingpage Generator für Reps und MSL
Herausforderung
Vertriebsteams und Medical Science Liaison Manager:innen müssen sowohl physische als auch virtuelle Events effizient organisieren und verwalten. Dafür benötigen sie eine flexible Plattform, um schnell und einfach Einladungen erstellen zu können, die nicht nur visuell die Brand präsentieren und regelkonform sind, sondern auch funktional korrekt Daten erfassen und verteilen.
Ziel war, ein Portal zu entwickeln, das es ermöglicht, Landingpages für alle Arten von Events schnell und ohne administrativen Aufwand zu erstellen. Die größten Herausforderungen dabei waren Geschwindigkeit, Benutzerfreundlichkeit und die Flexibilität, komplexe Anforderungen unterschiedlichster Formen von Events zu erfüllen, ohne die Benutzererfahrung zu beeinträchtigen.
Lösung
Die erstellte Lösung konzentrierte sich auf wichtige Attribute wie Zugänglichkeit, Benutzerfreundlichkeit, Integration, Flexibilität und Compliance.
Schneller und einfacher Zugang
Vertriebsmitarbeiter:innen können das Portal Im Browser leicht aufrufen. So ist sichergestellt, dass es auf jedem Gerät – Desktop, Tablet oder Smartphone – nahtlos funktioniert. Die Anmeldung ist mit dem unternehmensweiten Login integriert.
Benutzer:innen können einfach und schnell auf die Tools zur Event-Erstellung zugreifen.
Effizienter Erstellungsprozess
Jedes Event das vorab im CRM – in diesem Fall Veeva – angelegt wurde steht im Event-Portal zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Der Mitarbeiter füllt lediglich wenige weitere Felder aus, insbesondere die Beschreibung des Events und die Agenda. Optional können eine oder mehrere PDF-Dateien zum Download bereitgestellt werden.
Im zweiten Schritt wird die Landingpage mit einem Klick publiziert. Das generiert auch die passend parametrisierten Links zur Landingpage für die unterschiedlichen Kanäle.
Die Plattform ermöglicht es, weitere Marken problemlos hinzuzufügen oder zu ändern, um schnell auf veränderte Geschäftsanforderungen reagieren können.
Einfache Anmeldung und Freigabe
Pflichtfelder im Anmeldeformular stellen sicher, dass alle erforderlichen Daten für die Nachverfolgung erfasst werden. Angemeldete Personen sehen nach der Registrierung eine passend gestaltete Bestätigungsseite.
Die erfassten Anmeldungen stehen im System in einer Übersicht bereit und können dort jederzeit als Excel-Tabelle heruntergeladen werden. Parallel werden alle Anmeldungen an das CRM gesendet.
Wichtige Funktionen
Flexibilität und Vielseitigkeit
Das System unterstützt eine breite Palette von Events, von lokalen Präsenzveranstaltungen bis hin zu virtuellen und hybriden Events. Es ermöglicht sowohl Events mit Anmeldung als auch offene Veranstaltungen ohne vorherige Registrierung.
Optionale Felder wie zum Beispiel die 15-stellige Fortbildungs-Nummer können eingeblendet werden, um den spezifischen Anforderungen verschiedener Eventtypen gerecht zu werden, was dem Vertrieb mehr Kontrolle über den Registrierungsprozess gibt.
Integration
Das System ist mit dem internen Event Management und dem CRM – hier Veeva CRM Events Management – verknüpft. Ein im internen Event Management angelegtes Event steht kurz danach in der Plattform zur Erstellung der Landingpage bereit.
Nach Bereitstellung der Landingpage werden die Informationen zum Event und die URL der Landingpage an die Marketing-Automatisierung – hier Salesforce Marketing Cloud – übermittelt.
Teilnehmer:innen werden einmal täglich an das CRM übermittelt. Rep und MSL sehen in der Account-Ansicht oder Timeline das Kund:innen sich zum Event angemeldet haben.
Delegation
Eine Auswahlliste-Funktion ermöglicht es, weitere Kolleg:innen für jedes Event auszuwählen. Diese werden auf der Event-Seite angezeigt, sodass Teilnehmer:innen leicht Kontakt aufnehmen können.
Zudem kann das Management der Landingpage und Anmeldungen an Kolleg:innen oder ein Back-Office-Team delegiert werden. Die Anbindung von externen Dienstleistern für das Management des Events wird ebenso unterstützt.
Verteilung von Dokumenten und Informationen
Vertriebsmitarbeiter:innen können alle relevanten Dokumente, wie z. B. Event-Agenden oder Produktinformationen, an die Registrierungsseite anhängen. So haben teilnehmende Healthcare Professionals (HCPs) alle notwendigen Informationen an einem Ort.
Mehrsprachigkeit
Anmeldeseiten können in einer oder mehreren Sprachen angelegt werden. Für kleine und mittlere Events ist eine deutschsprachige Einladung das Richtige, bei Events für ein internationales Publikum – oder in mehrsprachigen Ländern wie der Schweiz oder Belgien – sind mindestens zwei Sprachen notwendig.
Sichtbarkeit für Fachkreise
Viele Anmeldeseiten für Events enthalten Informationen, die nur Angehörigen der Heilberufe oder des Heilgewerbes bereitgestellt werden dürfen. In diesem Fall wird das Event bei der Erstellung als „privat“ gekennzeichnet. Zugriff auf die Event-Landingpage ist dann nur nach einen DocCheck-Login möglich.
Automatische Anmeldebestätigung
Eine Besonderheit unserer Lösung ist die automatische Anmeldebestätigung. Die Anmeldung zu einem durch Login geschützten Event wird sofort bestätigt. Die nach dem Senden des Anmeldeformulars gezeigte Seite enthält die Teilnahmebestätigung und den Download der Veranstaltungsdaten, um diese direkt im eigenen Kalender eintragen zu können. Zudem werden diese Informationen auch als gestaltete E-Mail an registrierte Personen gesendet.
Anders im Fall eines „öffentlichen“ Events. Hier wird die Anmeldung zunächst nur entgegengenommen. Event Manager:in oder Ersteller:in des Events werden informiert und können durch Klick auf „Ja“ oder „Nein“ in einer Mail die Teilnahme bestätigen oder ablehnen. Diese Funktion steht auch im System selbst bereit, unter „Übersicht der Registrierungen“. Nach der Bestätigung wird sofort eine Teilnahmebestätigung per E-Mail versendet.
Mit dem Self-Service-Event-Management erstellen Reps und MSLs Compliant Events in Minuten. Durch die Integration und anschließende Automation im CRM/CLM sind auch mehrere Tausend Events pro Jahr kein Traum mehr.
Freigabe und Compliance
Vertriebsmitarbeiter:innen können Einladungen erstellen, aber die endgültige Veröffentlichung erfolgt erst nach Genehmigung. Dies stellt sicher, dass alle Event-Einladungen den Unternehmens- oder rechtlichen Standards entsprechen, bevor sie versendet werden.
Nach dem Ende des Events sind die Einladungsseiten und Downloads nicht mehr verfügbar.
Performance-Insights
Sobald eine Event-Einladung live ist, hat der Vertrieb sofortigen Zugriff auf Einblicke, wie ihre Einladung performt. Metriken wie Anmeldezahlen oder Seitenaufrufe können leicht verfolgt werden.
Nach Abschluss eines Events wird 4 Werktage später eine Mail an alle Teilnehmer:innen mit einer NPS-Abfrage versendet. Die Fragestellung lautet „Würden Sie ein zukünftiges Event wie <name des events> Ihren Kolleginnen und Kollegen empfehlen?“. Resultierende Daten stehen korreliert nach Marken und Business Units in einem Dashboard bereit. Werte werden erst angezeigt, wenn mehr als 5 Events in einem Bereich ausreichend viele Bewertungen erhalten haben. So wurden Anforderungen an die Nicht-Zuordbarkeit von Mitarbeiter:innen durch Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte sichergestellt.
Integration von Virtual Booths
Für virtuelle Events kann der Vertrieb die Veranstaltung mit einem Virtual Booth verknüpfen und aus verschiedenen Vorlagen auswählen. Der virtuelle Stand zeigt wichtige Event-Details und verbessert die Teilnehmererfahrung im virtuellen Raum.
Virtuelle Messestände werden in einem in der Lösung enthaltenen Content-Management-System für ein Produkt oder eine Indikation bereitgestellt. Events können diese virtuellen Messestände nutzen.
IT Sicherheit
Die Lösung basiert auf einer aktiv gepflegten Enterprise Open-Source-Lösung. Durch die Anbindung an SSO, CRM und Marketing Automation des Unternehmens – und um regulatorische Fallstricke wie die GDPR möglichst einfach lösen – wird die Lösung in einer IT-Umgebung des Kunden gehostet. Das System wurde vorab von der IT-Security des Kunden zertifiziert. Die Betriebssicherheit wird durch ein Bündel an Maßnahmen, unter anderem ein mehrstufiges Monitoring und eine Web Application Firewall (WAF) sichergestellt.
Ergebnisse
Über 2.000 Events, die in den letzten 2 Jahren über die Plattform abgewickelt wurden, sprechen für sich. Es handelt sich um Events mit Teilnehmerzahlen von 5 bis 250 Teilnehmer:innen.
Das Portal hat den Zeit- und Arbeitsaufwand, den Brand Teams, Reps und MSLs zur Erstellung von Event-Einladungen benötigen, erheblich reduziert. Sie können in weniger als 6 Minuten eine vollständig markenkonforme Einladungsseite erstellen. Die Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität der Plattform stellen sicher, dass sie eine Vielzahl von Events abdecken kann, von kleinen lokalen Meetings bis hin zu großen Hybrid-Events.
Fazit
Dieses Self-Service-Event-Management-Portal hat Reps und MSLs ein benutzerfreundliches Werkzeug an die Hand gegeben, um ihre Events eigenständig zu verwalten. Die Lösung spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass jedes Event korrekt gebrandet, compliant und leicht über digitale und nicht-digitale Kanäle zu bewerben ist. Durch die Vereinfachung des Prozesses und die Einbindung in das bestehende System wurde eine skalierbare Lösung geschaffen, die sich an die sich wandelnden Anforderungen an das Event-Management anpassen kann.
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Christian Rütgers // Technical Consultant
Mit fast drei Jahrzehnten Expertise in Sales-Automation und digitalem Marketing hat Christian zahlreiche innovative Projekte konzipiert und erfolgreich umgesetzt. Er versteht es, selbst schwierige Probleme zu entschlüsseln und entwickelt Lösungen, die gelegentlich unkonventionell, jedoch stets passend sind.